RSC GDPR

Privatlivspolitik for Rødovre Star Club

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Rødovre Star Club (ved den til enhver tid siddende formand samt klubbens kasserer) er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson, som er: Kontaktperson: Steen Jensen
Adresse: Kamstrupvej 74, 2610 Rødovre
CVR: 39512610

Telefonnr.: 40501503
Mail: kontakt@roedovrestarclub.dk Hjemmeside: www.roedovrestarclub.dk

De personhenførbare oplysninger opbevares i RSCs administrative system. Relevante nøglepersoner i klubben – primært kasseren samt revisor – har afgang til oplysningerne. Øvrige medlemmer af bestyrelsen kan få adgang til oplysningerne. Behandling af persondata sker på PC med adgangskoder.

Fysiske mapper med aftaler og medlemslister opbevares hos kasseren, men bestyrelsesmedlemmer kan få adgang til oplysningerne.

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger1: 1. Medlemsoplysninger:

  • Almindelige personoplysninger: Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, mailadresse.
  • Oplysninger vedr. medlemskab: Indmeldelsesdato, aktuel medlemsstatus, nuværende medlemsperiode, kontingentbetaling, medlemsnummer2. Oplysninger om frivillige:
  • Klubbens frivillige er generelt også almindelige medlemmer af klubben, hvorfor oplysningerne under pkt. 1 også er gældende her.
  • For eventuelle frivillige hjælpere ved et arrangement, uden medlemskab af klubben, registreres ingen personlige oplysninger.Her indsamler vi oplysninger fraNormalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder, fx:
    • I forbindelse med afholdelse af arrangementer opbevarer og anvender RSC oplysninger om billetkøb / tilmelding via Place2Book.
      P2B registrerer ved køb følgende oplysninger: Tidspunkt for køb, købers navn, telefonnummer, eMail-adresse, antal billetter, billettype samt betalingskortoplysninger.Ved køb af medlemsbilletter registreres yderligere billetholders navn og medlemsnummer.
    • Har du ikke oplyst adresse ved indmelding, forsøger vi at hente den i forbindelse medindbetalinger til vores bankkonto.

Billeder

RSC indsamler, opbevarer og anvender billeder, der er taget i forbindelse med klubbens aktiviteter under skyldig hensyn til de ophavsretslige regler. Disse billeder kan anvendes på klubbens hjemmeside, klubbens FaceBookside samt nyhedsbreve udsendt til medlemmerne.

Rødovregård er en offentligt kommunal bygning, hvilket betyder, at alle kan tage billeder i salen, ’green room’ og udendørsarealer samt køkkenområde, men ikke i omklædningsrum og toilet område.

RSC følger disse regler vedrørende offentliggørelse af billeder:

“Nogle billeder må offentliggøres på foreningens hjemmeside, andre må ikke. Almindelige situationsbilleder fra aktiviteterne og fra foreningens sociale liv kan som udgangspunkt frit lægges på hjemmesiden. Også selv om de enkelte personer kan genkendes.

Men hvis et situationsbillede kan udstille eller krænke en person, kræver
offentliggørelsen samtykke. Det kan f.eks. være tilfældet med billeder fra en foreningsfest, hvor to personer kysser eller krammer hinanden”.

Foreningens medlemmer kan frit lægge egne fotos fra arrangementer ud på klubbens FaceBook-side. Administrator kan dog vælge at slette billeder, der kan opfattes stødende eller krænkende.

Nærbilleder af personer kan kræves fjernet ved henvendelse til foreningen.

Foreningen kan ikke kontrollere eller have ansvar for billeder og video, der optages af gæster til vores arrangementer og efterfølgende publiceres på sociale medier såsom FaceBook, YouTube m.v. udenfor foreningens regi.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

  • At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger
  • At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
  • At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
  • At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysningerFormålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:
  • At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbrev
  • At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
  • At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven
  • At kunne levere varer og ydelser du har bestilt
  • At administrere din relation til foreningen
  • At kunne levere statistik på medlemmernes bopælskommune til offentlige myndigheder – f.eks.ifm. ansøgning om tilskud.
    Formålene med at behandle oplysninger om foreningens frivillige er:

• Samme formål som for medlemmer.
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:

  • At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
  • At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.
  • At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter
  • At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen
  • At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med afholdelse af arrangementer kan kontaktoplysninger videregives til eventuel ekstern arrangør.

I forbindelse med eventuel ansøgning om tilskud, kan kontaktoplysninger evt. videregives til Kommune og andre relevante myndigheder.

Vi videregiver derudover ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen – fx til brug for markedsføring – uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som frivillig eller som bruger:

Medlemmer: Vi sletter oplysninger om dig et halvt år efter at dit medlemskab, er ophørt. Dit medlemskab ophører, når du selv aktivt har oplyst foreningen om dit ønske om udmeldelse. Suspendering, grundet restance i kontingentbetaling, medfører ikke automatisk ophør af medlemskab.

Frivillige: Som for medlemmer.

Bruger: Ved deltagelse i foreningens arrangementer registreres oplysninger om dig og dit billetkøb hos billetudbyderen Place2Book. Denne information stilles til rådighed for foreningen, og benyttes til udsendelse af information til billetkøbere, adgangskontrol ved selve arrangementet samt eventuel kreditering af købet.

Al registreret information vedrørende billetkøb slettes automatisk hos P2B en måned efter arrangementets afholdelse. Samtidigt sletter og destruerer foreningen ligeledes deltagerlister.

Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, frivillige og brugere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

  • Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
  • Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
  • Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
  • Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
  • Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
  • Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i etalmindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.Billeder, der er taget på offentlige områder kan ikke kræves slettet.Billeder, hvor der er givet samtykke til anvendelse til et bestemt formål, kan ikke kræves slettet, men må ikke anvendes til andre formål.Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger. Revision af privatlivspolitikkenVi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændre privatlivspolitikken ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.

Steen Jensen